ASSISTANT.E DE DIRECTION
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A propos
L’Université de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap.
Service d’affectation : Cabinet du Président et Pôle administratif mutualisé
Un pôle administratif mutualisé (PAM), rattaché au cabinet du Président, assure l’assistance de direction du Président et de ses Vice- Présidents, du directeur de cabinet, de la Directrice Générale des Services et de ses trois adjoints. Il regroupe 3 assistantes de direction qui travaillent ensemble sous la responsabilité de la Cheffe de Cabinet, Responsable du PAM, à la meilleure fluidité du service dans un objectif de qualité au service de leurs responsables et interlocuteurs.
Votre mission
Au sein du PAM, vous assurerez des fonctions polyvalentes d’assistance administrative et organisationnelle
Vos principales activités seront :
- Gérer les agendas et veiller à la bonne coordination entre eux
- Recenser et traiter les messageries institutionnelles
- Accueillir, répondre ou orienter les interlocuteurs internes et externes
- Organiser et assurer le suivi de réunions (préparer les dossiers, veiller aux présences et pouvoirs en cas d’absence, rédiger des comptes-rendus et en assurer la diffusion)
- Planifier les séances de préparation des instances
- Organiser et assurer le soutien logistique d’évènements spécifiques (conférences, séminaires, colloques, …)
- Participer à la gestion du budget alloué (passation de commandes, réservation de titres de transport et hébergement, remboursement des frais de déplacement, …)
- Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe
- Rédiger des courriers
Le profil idéal
- Connaissances de l’environnement et des modes de fonctionnement des administrations publiques
- Maitrise des techniques de secrétariat (élaboration et préparation de documents, diffusion d’informations, …)
- Aisance dans l’utilisation des outils bureautiques et collaboratifs
- Pratique de logiciels de gestion
- Sens avéré de la communication et de la diplomatie
- Bonnes notions en langue anglaise
- Faculté à anticiper les échéances et gérer son activité dans un calendrier complexe
- Aptitude à rendre compte et à alerter
- Appétence au travail en équipe
- Grande réactivité et capacité d’adaptation
- Rigueur, fiabilité et grande discrétion
Environnement et contexte de travail :
- Lieu de travail : campus universitaire rennais de Beaulieu
- Travailler à l’Université de Rennes, c’est bénéficier de :
* 48 jours de congés annuels dès la première année et la possibilité d’y ajouter 11 jours de RTT (1)
* jusqu’à 2 jours de télétravail hebdomadaire (1)
* remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilité durable (1)
* parcours de formation accompagnant l’intégration de tous les nouveaux recrutés
* nombreuses offres et tarifs préférentiels, associés aux activités sportives, culturelles et autres loisirs
Retrouvez les autres avantages et valeurs de l’Université sur notre site : https://univ-rennes.nous-recrutons.fr/
Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
(1) avantages dépendant de la nature et durée du contrat, des nécessités de service et des conditions d’éligibilité
Modalités de recrutement :
- Poste de catégorie B (niveau Technicien)
- Emploi proposé à la mobilité interne (personnels de l'établissement) ou en Contrat à Durée Déterminée d’un an
- Prise de fonctions souhaitée en septembre 2025
- Date limite de candidature : 31 mai 2025
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