Assistant-e administratif-ve et pédagogique

35000 Rennes, Bretagne
CDD

A propos

L’Université de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap. 

Service d’affectation : Collegium Santé - Faculté de Médecine

Le Collegium Santé de l’Université de Rennes assure une mission de coordination renforcée entre les trois facultés de santé (médecine, pharmacie et odontologie). La Faculté de Médecine occupe une position d’interface entre l’Université de Rennes, le CHU de Rennes, l’ARS de Bretagne, la Région Bretagne et les Ministères chargés de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche d’une part, de la Santé d’autre part. Dans ce cadre, elle a pour mission d’assurer la formation relevant de son champ disciplinaire et de développer une offre de formation diversifiée dans le champ de la santé. Elle accueille environ 8 000 étudiants par an, regroupe plus de 250 enseignants-chercheurs et une cinquantaine de personnels techniques et administratifs.

Votre mission

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative de l’UFR Médecine, vous participerez à la gestion administrative et financière de la composante, et assurerez le suivi de formations initiales en contribuant aux activités pédagogiques du collegium.

Vos activités principales seront :

Accueil téléphonique et physique, diffusion de l’information

Gestion des achats et des dépenses de la composante, gestion des missions et remboursement des frais de déplacements

Coordination et organisation matérielle des événements pédagogiques (salons étudiants, cérémonies, jurys…)

Suivi des heures prévisionnelles et validation des heures réalisées des enseignants dans l’outil de gestion dédié

Réalisation et gestion des emplois du temps pour l’ensemble des diplômes, placements, suivi des salles et modifications

Saisie des dossiers d’inscription des étudiants, suivi des notes et de l’assiduité

Préparation des calendriers d’examens, réservation des salles, gestion des sujets

Organisation des surveillances d’examens en coordination avec le service de scolarité

Préparation des jurys

Suivi des stages (agréments des structures d’accueil, conventions rapports et évaluations)

Le profil idéal

- Formation et/ou expérience en secrétariat ou gestion administrative et financière

- Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur

- Connaissance des parcours de formations supérieures, en particulier en Santé

- Connaissance des techniques de communication orale et écrite

- Maitrise des outils de bureautique et de communication numérique

- Pratique d’applicatifs de gestion

- Aisance relationnelle

- Aptitude à rendre compte, alerter en cas de dysfonctionnement liés aux opérations de gestion

- Sens de l’organisation, capacité à identifier les priorités en fonction des contraintes et des échéances

- Capacité à gérer la confidentialité des informations et des données confiées

- Réactivité

- Appétence au travail en équipe

- Rigueur et fiabilité

 

Environnement et contexte de travail :

- Lieu de travail : campus universitaire rennais de Villejean

- Pics d’activités au moment des examens semestriels et de fin d’année avec présence obligatoire

- Travailler à l’Université de Rennes, c’est bénéficier de :

* 48 jours de congés annuels dès la première année et la possibilité d’y ajouter 11 jours de RTT (1)

* jusqu’à 2 jours de télétravail hebdomadaire (1)

* remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilité durable (1)

* parcours de formation accompagnant l’intégration de tous les nouveaux recrutés

* nombreuses offres et tarifs préférentiels, associés aux activités sportives, culturelles et autres loisirs



Retrouvez les autres avantages et valeurs de l’Université sur notre site : https://univ-rennes.nous-recrutons.fr/

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.



(1)  avantages dépendant de la nature et durée du contrat, des nécessités de service et des conditions d’éligibilité



Modalités de recrutement :

- Poste de catégorie C ou B (niveau Adjoint technique, Technicien – Secrétaire d’administration)

- Emploi pérenne ouvert à la mobilité interne (personnels de l'établissement) ou via un 1er Contrat à Durée Déterminée d’un an (renouvelable)

- Prise de fonctions souhaitée 1er octobre 2025

- Date limite de candidature : 28 septembre 2025

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    En postulant à une offre d’emploi de l'Université Rennes 1, responsable du traitement, et conformément aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous nous autorisez à collecter vos données personnelles et à les utiliser dans le cadre d’un processus de recrutement et de toute procédure d’embauche. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de suppression, de rectification et d’opposition aux informations qui vous concernent en en vous adressant à dpo@univ-rennes1.fr.