GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF.VE

35000 Rennes, Bretagne
CDD

A propos

L’Université de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap.

Service d’affectation : École Supérieure d’Ingénieurs de Rennes

L’ESIR est une école d’ingénieurs interne à l’Université de Rennes qui accueille près de 500 étudiants. Elle propose des formations dans 4 spécialités différentes qui couvrent divers domaines tels que les matériaux, l’informatique, l’ingénierie pour la santé… Elle délivre des diplômes d’ingénieurs en formation initiale sous statut étudiant et en formation initiale sous statut d’apprenti.

Une équipe de 7 personnes, assure la gestion administrative et financière de l’école, la gestion administrative et pédagogique des enseignements et la réalisation des activités liées à la communication de l’école et aux relations avec les entreprises.

Votre mission

Sous l’autorité de la responsable administrative, financière et de la scolarité, et en collaboration avec les collègues de l’équipe administrative, vous contribuez à la gestion administrative et pédagogique d’une partie des formations de l’ESIR.

Vos principales activités seront :

- Participer aux campagnes de recrutement des étudiants et des apprentis

- Informer les candidats sur les modalités et le calendrier des candidatures, sur le déroulement des études

- Saisir des données dans l'outil de gestion de la scolarité

- Participer aux saisies nécessaires de pré production du nouvel outil de gestion des étudiants

- Préparer les réunions des jurys (récupération des notes, intégration des fichiers de notes dans l’outil de gestion, contrôler les calculs et éditer les PV aux membres des jurys...)

- Mettre à jour les enseignements, soutenances, dans l’application dédiée, en collaboration avec les équipes pédagogiques

- Gérer les conventions de stage et informer les étudiants sur les procédures relatives aux stages

- Accueillir et informer les étudiants et personnels enseignants sur le domaine relevant de la scolarité et du secrétariat pédagogique

- Participer aux relations administratives avec les enseignants vacataires

- Participer à des manifestations destinées aux étudiants (Portes Ouvertes, salon des étudiants, remise des diplômes etc...)

Le profil idéal

Formation et/ou expérience en secrétariat ou en gestion administrative

Connaissance de l’environnement de l’Enseignement supérieur et de la Recherche

Maîtrise des outils bureautiques et de communication

Pratique de logiciels et d’applications de gestion

Sens de l’organisation

Capacité à hiérarchiser et à gérer les priorités et organiser ses activités en fonction des calendriers

Aptitude à mettre en œuvre des procédures et à appliquer la règlementation

Rigueur et fiabilité

Sens de la communication et de la pédagogie

Aptitude à travailler en équipe

Sens relationnel

Sens de la confidentialité

Environnement et contexte de travail :

- Lieu de travail : campus rennais de Beaulieu

- Travailler à l’Université de Rennes, c’est bénéficier de :

* 48 jours de congés annuels dès la première année et la possibilité d’y ajouter 11 jours de RTT (1)

* jusqu’à 2 jours de télétravail hebdomadaire (1)

* remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilité durable (1)

* parcours de formation accompagnant l’intégration de tous les nouveaux recrutés

* nombreuses offres et tarifs préférentiels, associés aux activités sportives, culturelles et autres loisirs

Retrouvez les autres avantages et valeurs de l’Université sur notre site : https://univ-rennes.nous-recrutons.fr/

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. 

(1)  avantages dépendant de la nature et durée du contrat, des nécessités de service et des conditions d’éligibilité 

Modalités de recrutement :

- Poste de catégorie B (niveau Technicien)

- Emploi pérenne ouvert en Contrat à Durée Déterminée jusqu’au 31 juillet 2026

- Prise de fonctions souhaitée : 5 janvier 2025

- Date limite de candidature : 19 novembre 2025

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    En postulant à une offre d’emploi de l'Université Rennes 1, responsable du traitement, et conformément aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous nous autorisez à collecter vos données personnelles et à les utiliser dans le cadre d’un processus de recrutement et de toute procédure d’embauche. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de suppression, de rectification et d’opposition aux informations qui vous concernent en en vous adressant à dpo@univ-rennes1.fr.