Responsable administratif.tive et financier.e

Rattaché.e à la directrice de l’IGE-IAE, vous assurerez le pilotage et la coordination de l’administration générale de l’école. À ce titre, vous contribuerez à la mise en œuvre des orientations stratégiques de la composante et garantirez la mobilisation, la gestion et l’optimisation de ses ressources humaines, financières et matérielles.

Vous apporterez à la direction une expertise administrative permettant d’éclairer les choix et les décisions et assurerez la coordination et interagirez avec les services centraux de l’Université (RH, finances, immobilier, logistique, …).

Vos principales activités seront :

• Pilotage administratif et coordination des pôles :

- organiser, coordonner et sécuriser le fonctionnement administratif

- coordonner et animer l’activité des responsables de pôles, en veillant à la cohérence des actions et à la transversalité entre les services

- concevoir et développer des outils de suivi, tableaux de bord et indicateurs d’activité permettant d’éclairer la décision de la direction

• Gestion des ressources humaines :

- conseiller et accompagner la direction, les responsables de pôles dans la gestion des moyens RH

- coordonner et contrôler les actes de gestion des personnels établis par la DRH de l’établissement

- contribuer à la gestion des emplois et des compétences (identification des besoins de recrutements, évolution de l’organisation des services, accompagnement des parcours professionnels, …)

- participer au dialogue social, à la prévention des risques professionnels et à la qualité de vie et des conditions de travail

Pilotage budgétaire et gestion financière :

- élaborer le budget annuel en lien avec la direction et les services

- suivre et contrôler l’exécution budgétaire, analyser les écarts et proposer les mesures correctives nécessaires

- assurer le suivi des ressources et des dépenses

- coordonner le suivi des investissements, des acquisitions et des opérations patrimoniales

• Gestion du patrimoine, des moyens matériels et de la sécurité :

- coordonner les moyens logistiques internes et assurer le suivi des prestations externalisées ; garantir la continuité du fonctionnement du site

- veiller à la maintenance des locaux, à la disponibilité des équipements et à la qualité des conditions d’accueil et de travail

- contribuer, en lien avec l’assistant de prévention à la prévention des risques et veiller au respect des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail

- identifier les besoins d’investissement et contribuer à la programmation des opérations de maintenance et d’amélioration des locaux